zum Jahresabschluss werden bei uns auch immer die bis zu einem Datum X makulierten Medien aus dem Katalog gelöscht. In der Vergangenheit wurden dazu noch Löschlisten erstellt, um die Löschung der Titel zu protokollieren.
Meine Frage jetzt: Wird das in anderen (öffentlichen) Bibliotheken auch gemacht und auf welcher Grundlage. Mir erscheint das als ein unnötiger, bürokratischer Aufwand. Auch bei einer Inventur spielt es doch meiner Meinung nach keine Rolle, welche Medien vor 3 Jahren makuliert wurden.
Danke für eure Unterstützung und Vorweihnachtliche Grüße
Bei uns werden die Medien direkt aus koha gelöscht. (Egal wann im Jahr)
Die für die Statistiken (operativen) relevanten Daten (z. B. Abgänge pro Jahr/Abgangsdatum, Anzahl Ausleihen, etc.) bleiben erhalten und sind weiterhin auswertbar.
Für eine Inventur ist aus meiner Sicht ausschließlich der aktuelle Bestand relevant.
Welche Medien vor mehreren Jahren makuliert wurden, spielt dabei absolut keine Rolle.
Die Medien gibt’s ja eh nicht mehr. (Hoffentlich werden die makulierten Medien nicht irgendwo zwischen gebunkert.)
Daher: Aufbewahren von Löschlisten ist in meinen Augen ein unverhältnismäßiger Aufwand ohne ersichtlichen Mehrwert.
Wir brauchen diesen ganzen Datenmüll doch auch nicht. Schaut sich eh niemand mehr an. Der Kunde hat daran auch kein Interesse und Daten ohne Nutzungsszenario widersprechen einem verantwortungsvollen Umgang mit Informationen.
Meine Empfehlung: Löschen und fertig.
<!> Hinweis <!> nicht jedes Bibliothekssystem speichert evtl. „wichtige“ operative Daten wie z.B. koha. Daher vor dem Löschen immer abklären welche Daten verloren gehen und welche bleiben!
Bei uns gibt es auch keine Löschliste am Jahresende, zumindest keine offizielle. Eine Kollegin hat bis zu ihrer Elternzeit die makulierten Medien am Jahresende immer in einer PDF festgehalten und das hin und wieder als Argumentationsgrundlage für Kunden genutzt, die sich beschwert haben, warum Buch xyz denn nicht im Bestand sei, weil es ja sooooo wichtig ist. Aber das war eher die Seltenheit und es wussten auch nicht alle aus dem Kollegium, dass diese Liste überhaupt existiert…
M. W. gibt es keinen pauschalen zwingenden Grund, Löschlisten anzulegen und aufzubewahren.
In einigen Bibliotheken habe ich aber die Argumentation gehört, der Bibliotheksträger verlange einen Nachweis über den Verbleib der angeschafften Bücher. Ob es im geltenden Haushaltsrecht hierfür eine Vorschrift gibt, weiß ich allerdings nicht. Eine externe Prüfung, wie sie oft befürchtet wurde, habe ich aber in vielen Berufsjahren noch nie erlebt.
In der Praxis haben sich Löschlisten in den Einrichtungen, in denen ich gearbeitet habe, vereinzelt aber als hilfreich erwiesen, den Verbleib eines vermissten Mediums aufzuklären (“Ich weiß genau, dass wir das Buch einmal gehabt haben.” => OPAC-Recherche: 00 => Löschliste: +)
In einem Fall, den ich erlebt habe, haben sich Löschlisten als sehr hilfreich erwiesen: nach einem Brand mit Totalschaden am Medienbestand sollte der Versicherungswert bestimmt werden. Das ist dann auf der Basis von Anschaffungsunterlagen, Katalogbestand und Löschlisten erfolgt.
Brauchen tut die eigentlich niemand mehr. Sollte aber auch kein Aufwand sein, diese Liste als pdf auszugeben und abzuspeichern, oder? Wir haben WinBIAP, da kann ich mir die Liste mit zwei Klicks erstellen und abspeichern, von daher…
Wir verfahren in dem Punkt bei uns allerdings nach dem Motto “Was weg ist, ist weg!” Nur die vermissten Medien werden als Liste ausgedruckt, weil die im neuen Jahr nochmals gesucht werden, und was dann immer noch nicht aufgetaucht ist, wird endgültig makuliert - im neuen Jahr.
Löschlisten werden hier auch nicht erstellt.
Höchstens wird mal eine Zugangs- und Abgangsstatistik erstellt, um die Bestandsentwicklung im Jahr ein wenig genauer anzugucken. Wie viel ist rein, wie viel ist raus.
Nur die vermissten Medien werden als Liste ausgedruckt, weil die im neuen Jahr nochmals gesucht werden, und was dann immer noch nicht aufgetaucht ist, wird endgültig makuliert - im neuen Jahr.