Hallo zusammen,
in letzter Zeit haben wir häufiger die Frage bekommen, ob die Jahresgebühr nicht automatisch eingezogen werden könnte.
An die Bibliotheken, die die Möglichkeit anbieten:
Danke!
Wir bieten den SEPA-Einzug seit 8 Jahren an und diese Möglichkeit wird sehr gut angenommen. Sowohl von Langzeit- als auch Neukund:innen, für rein digitale Nutzung oder vor Ort.
Der normale Aufwand hält sich in Grenzen: Daten erfassen (in Bibliotheca wird sofort geprüft, ob die IBAN korrekt sein kann - das ist sehr hilfreich) & wöchentlicher SEPA-Lauf einschl. Abrechnung dauert nicht lang, wenn man ein bisschen Übung hat.
Bei uns sind die Rücklastschriften ziemlich aufwändig, da wir bei unserer Stadtkasse mehrere Vorgänge absetzen und neu zum Soll stellen müssen. Das taucht aber recht selten auf.
Falls es bei Ihnen ermäßigte Gebühren gibt, bei denen ein Nachweis erfolgen muss (Studienbescheinigung z.B.), muss man sich hier über das Vorgehen Gedanken machen. Möchte man aktiv auf die betroffenen Personen zugehen und den Nachweis einfordern oder es ungeprüft weiterlaufen lassen oder diese Gebührengruppe vom Lastschriftverfahren ausschließen…
Nutzende sind anfangs manchmal verwundert gewesen, dass Mahngebühren darüber nicht abgewickelt werden können.
Bei uns wird die Möglichkeit auch gerne genutzt. Natürlich zahlen die meisten noch hier vor Ort, aber gerade bei den Leuten, die nur die Onleihe nutzen wird Sepa gerne angenommen. Überweisen der Gebühren ist bei uns nämlich leider nicht möglich.
Wie bei allem dauert die Bearbeitung ein bisschen, Bei der Stadtkasse das Buchungszeichen anfragen (und auf Antwort warten), im System einpflegen, Bestätigung per Brief schicken. Und dann jährlich aktualisiert halten. Vllt ca 15 min pro Person reine Bearbeitungszeit + eben die jährliche Aktualisierung.
Probleme kommen, wie bei allen Vorgängen, natürlich auch vor. IBAN wird/wurde geändert, Nutzer verstorben, falsche IBAN usw. Kommt aber nicht oft vor.. Was bei uns auch schon passiert ist; Der Nutzer hat vergessen, dass er schon Sepa-Kunde ist und will die Jahresgebühr vor Ort zahlen. Meistens fällt uns das auf. Wenn gerade viel Stress ist, ist uns da auch schon mal jemand durchgerutscht. Meist muss dann die Jahresgebühr zurück überwiesen werden. DAS ist dann ein Aufwand… Passiert aber glücklicherweise echt selten.
Ermäßigte Gebühren haben wir grundsätzlich ausgeschlossen von Sepa. Das könnte sich ja jederzeit ändern. Ausnahmen machen wir nur bei Personen, die einen unbefristeten Nachweis vorzeigen.
Dafür gibt es eine recht einfache Lösung: Wir haben für SEPA-Nutzer eine separate Nutzergruppe erstellt. Das sind Nutzerkonten mit unbegrenzter Laufzeit (bzw. als Ablaufdatum ist das Jahr 2100 eingestellt) und somit besteht hier nichtmal die Möglichkeit, die Jahresgebühr vor Ort zu zahlen. Die Jahresgebühr im ersten Jahr wird nur als Teilbetrag eingezogen und danach dann für alle SEPA-Nutzer immer zum Jahresanfang. Wir müssen dann also immer nur zu einem Zeitpunkt im Jahr die Zahlungen überprüfen und werden über Rücklastschriften von der Stadtkasse informiert und können dann die Konten sperren.
Ergänzend würde mich noch interessieren, ob die Bibliotheken, welche aktuell SEPA-Zahlungen anbieten, zusätzlich auch die Möglichkeit zur selbstständigen Online-Verlängerung der Jahresgebühr (und Online-Bezahlung) freigeschaltet haben. Wir sind unschlüssig, ob das zusätzliche Anbieten der SEPA-Zahlung sich vom Arbeitsaufwand lohnt, da wir bereits die Online-Verlängerung für einige Benutzergruppen freigeschaltet haben.
Guten Morgen aus Saarbrücken,
wir nutzen SEPA nicht, und unsere SAtadtkasse will das auch generell nicht mehr anbieten. Wir können aber seit kurzem Onlline-Zahlung anbieten, und es sollen noch Online-Bezahldienste eingebunden werden. Das halte ich persönlich auch für den einfacheren Weg. Unsere Nutzenden - gerade die, welche überwiegend Online nutzen, sind begeistert.
Viele Grüße,
Volker Fritz
Bei uns sind die Nutzerkonten - ausgenommen Minderjährige - generell unbefristet, darum haben wir eine ähnlich einfache Lösung. Wir tragen bei der Anmeldung in einem Kommentarfeld kurz „Barzahler“ oder „SEPA“ ein.