wir in Weinheim geben an Institutionen wie Kindergärten und Schulen Institutionsausweise aus, mit denen alle MitarbeiterInnen der entsprechenden Einrichtung bei uns für Ihre Arbeit Medien ausleihen können.
Wir haben jetzt allerdings das Problem, dass wir eine verantwortliche Person für den Ausweis eintragen müssen. Aufgrund von Personalwechsel können wir allerdings nicht langfristig sicherstellen, dass diese tatsächlich noch in der Einrichtung tätig ist.
Wie gehen Sie bei Institutionsausweisen vor?
Welchen Namen tragen Sie als verantwortliche Person ein und wie stellen Sie sicher, dass diese Person tatsächlich noch in der Einrichtung tätig ist?
Hallo, die Leitungspositionen der Einrichtungen werden in der Regel im Vergleich zum restlichen Personal weniger oft gewechselt. Ich würde dementsprechend die Leitende Person eintragen. Viele Grüße
auch wir geben an Schulen und Kitas Institutionsausweise aus. Jeder Mitarbeiter dieser Institutionen, der einen Ausweis nutzen möchte, füllt ein entsprechendes Formular aus und lässt es von der Leitung stempeln und unterschreiben. Diese Ausweise sind immer vom 01.08. bis 31.07. des Folgejahres gültig (Schul- und Kindergartenjahr!). Nach Ablauf muss tatsächlich ein neues Formular ausgefüllt und unterschrieben werden, da auch wir Probleme mit der Personalfluktuation an Schulen und Kitas hatten. Die beantragende Person (persönliche Daten werden auch eingetragen + Vorlage Perso) unterschreibt auch und ist für die entliehenen Medien verantwortlich. Dieses Procedere klappt ganz gut.
Außerdem haben wir, nachdem jemand sich ausschließlich private Sachen auf den Institutionsausweis (bei uns kostenfrei und eigentlich nur für dienstliches, Lernstoff oder dem Alter entsprechend für Kitas) ausgeliehen hat, die Ausleihe am Selbstverbucher gesperrt. Medienkisten bereiten wir vor und der Rest muss über den Personalplatz gebucht werden.
wir machen es ganz anders. Bei uns bekommen die Institutionen gar keinen physischen Ausweis, den alle nutzen. Stattdessen melden wir die Erzieher:innen, Lehrer:innen… die mit ihren Gruppen regelmäßig zu uns kommen, namentlich an („Frau Müller / Kita Sonnenschein“), stellen aber gar keine Karte aus (das Feld lassen wir in Bibliotheca einfach frei). Für die Anmeldung müssen sie nur ein Schreiben mitbringen, in dem die Einrichtungsleitung bestätigt und abstempelt, dass Person X in Einrichtung Y tätig ist, das wir dann abheften.
Diese Lösung haben wir gewählt, nachdem es doch immer mal wieder vorgekommen ist, dass Frau Müller meint, ein gewisses Buch nie ausgeliehen zu haben, das sei bestimmt Herr Maier gewesen, und am Ende will’s keiner je gehabt haben. So lässt sich easy nachvollziehen, wer was wann ausgeliehen hat.
Damit fahren wir sehr gut, da keine Karten untereinander hin- und hergetauscht werden (und irgendwann ist die Karte dann mal weg), Personalwechsel nicht ins Gewicht fallen und auch keine Karten rausgehen, die am Ende nur ein-, zweimal benutzt werden. Nach meinem Gefühl sind die Leute auch ganz dankbar, nicht jedes Mal an die Karte denken zu müssen, sie bei der Leitung/im Sekretariat abholen zu müssen, im Zweifel fahnden zu müssen, wer sie zuletzt hatte, weil sie noch nicht wieder abgeliefert wurde usw. Allerdings sind wir auch eine kleinere Stadt, sodass wir die Personen, die mit ihren Gruppen herkommen, beim Namen kennen und sich die Nachnamen auch kaum doppeln.
bei uns ist das so, dass die Mitarbeiter von den Schulen usw. einen Institutionsausweis komplett auf ihren Namen bekommen. Also mit privater Adresse usw. Im Bemerkungsfeld tragen wir dann ein, dass das eine Lehrerin, Erzieherin usw. ist. Die Ausweise sind immer 1 Jahr gültig und wenn der verlängert werden soll, haben wir ein Formular, das die Einrichtung ausfüllt und mit Stempel und Unterschrift bescheinigt, dass die Person noch da beschäftigt ist. Der Ausweis ist dann auch nicht übertragbar. Wir haben auch keine Begrenzung. Wenn bei einer Schule 20 Lehrer sind und die alle einen Ausweis wollen, dann ist das so.
bei uns ist es ähnlich wie bei Frau Weimer, bei uns bekommen die Lehrkärfte einen eigenen Institutionsausweis. Auf dem Ausweis steht dann Kürzel der Schule und Nachname, Vorname der Person. Beispiel „CUSMustermann, M..“ Bei der Anmeldung nehmen wir eine Bescheinigung von der Schule. Die Instiutionsausweise sind 1 Jahr gültig, dann nach brauchen wir noch mal ein neues Formular von der Schule.
So sind die Ausweise Personen gebunden und man hat auch einen Ansprechpatner.
Medienkisten oder Material für Untersichtszwecke können hiermit ausgeliehen werden.
Falls das LMS die Möglichkeit bietet, Konten zu verknüpfen, könnte man eine Institution anlegen (mit Ausweis oder nicht) und Mitarbeiterinnen mit einem personalisierten, aber dienstlichen Ausweis (es gibt ja vielleicht den Bedarf, privat auch einen zu haben) da dran hängen. Über den Hauptausweis lassen sich dann alle Personenkonten gültig/ungültig schalten, man hat aber auch personalisierte Ausleihkonten. Das Problem mit der Fluktuation wird dadurch leider nicht gelöst.
Vielen Dank für die vielen Antworten und Vorschläge.
Ich muss jetzt nochmal überlegen, was für uns konkret in Frage kommt aber ihr habt mir auf jeden Fall sehr geholfen
