Liebe Kolleg*innen,
bei uns stellt sich die Frage, wie lange Anmeldeformulare in Papierform archiviert werden müssen. Wir haben die Anmeldeformulare jahrgangsweise in Ordnern abgelegt. Nicht mehr aktive Benutzer*innen wurden im Bibliothekprogramm gelöscht, aber das Anmeldeformular wurde nicht aussortiert.
Müssen die Anmeldeformulare so lange archiviert werden, wie die Benutzerin/ der Benutzer aktiv ist oder können sie nach einer bestimmten Frist vernichtet werden?
Wir haben das einmalig mit der Verwaltung geklärt. Nun werden alle Kunden die 5 Jahre inaktiv waren gelöscht und die Anmeldekarte vernichtet.
Da wir seit ein paar Jahren die Anmeldungen nur noch digital machen wird sich die alte Papierkartei vermutlich dieses Jahr nach der Statistik auflösen.
Leser die in einem 6 Jahr wieder kommen müssen sich erneut anmelden - das hat noch nie zu Problemen geführt.
Kerstin Koob - Stabü HP
Solange die Kund:innen aktiv sind, sollte mMn das Formular auf jeden Fall aufgehoben werden. Schließlich wurde mit der Unterschrift ja auch die Benutzungs- und Gebührenordnung anerkannt. In einem möglichen späteren Streitfall könnte man das ja sonst nicht mehr nachweisen.
Inaktive löschen wir aus dem Bibliothekssystem und entsorgen die Anmeldung ebenfalls nach 5 Jahren. Dazu allerdings ein juristischer Hinweis aus einer Fortbildung: Das sei viel zu lange und nicht mit dem Thema Datenschutz und Zweckbindung vereinbar. Maximal 2 Jahre war die Aussage…
Hallo in die Runde, nur eine kleine Ergänzung dazu: eine Benutzungs- oder Gebühren- oder sonstige Ordnung muss nicht unterschrieben werden, sie gilt auch ohne, dass sie ein/e Nutzende „anerkennt“. Vergleichbar vielleicht mit unserer Straßenverkehrsordnung 
Wir haben gar keine Anmeldeformulare für Erwachsene, sondern übernehmen die Daten vom Personalausweis resp. Reisepass + Meldebescheinigung. Die Anmeldungen für Kinder mit der Erlaubnis ihrer Erziehungsberechtigten bewahren wir auf, bis die Kinder keine Kinder mehr sind. Da wird jährlich aussortiert. Bis jetzt unterschreiben die Erwachsenen auf ihrer Karte, dass sie die Benutzungsordnung anerkennen. Wenn wir RFID einführen mit NFC - Ausweis auf dem Smartphone - müssen wir darüber noch mal nachdenken.
Hallo,
vielen Dank für die Rückmeldung. Das wäre natürlich die Lösung aller Probleme. Mein Wissensstand war bisher, dass ein Aushang bei einer Änderung der Benutzung- oder Tarifordnung reicht. Aber dass eine erste Unterschrift zwingend dokumentiert werden muss.
Gibt es zu Ihrer Einschätzung, dass die Unterschrift überhaupt nicht nötig ist, einen juristischen Beleg, auf den ich mich gegenüber unserem Rechtsamt beziehen könnte?
gehe mal davon aus, dass es sich bei der Benutzungsordnung um eine, durch eine Gemeinde erlassene Satzung handelt.
In diesen Fall gilt sie nach Erlass und muss gut sichtbar zur Kenntnis gebracht werden.
Satzung (öffentliches Recht) – Wikipedia.
Viele lassen sich dies noch unterschreiben, um absolut sicher zu sein, ist aber nicht notwendig.
S. B. Juraschko: Praxishandbuch Recht für Bibliotheken und Informationseinrichtungen. De Gruyter Saur, 2020, S. 30, doi:10.1515/9783110640380
Ich möchte auch gerne animieren, die Arbeit zu sparem. Wir haben die Anmeldekarten für Erwachsene vor ca. 15/20 Jahren abgeschafft und heben nur die Einverständniserklärungen für die Kinder auf. Erwachsene unterschreiben direkt auf dem Ausweis. Bislang gab es keine Probleme.
Ich verwundere mich gerade sehr über die Praxis, keine Anmeldezettel mehr ausfüllen zu lassen.
Wie weisen Sie denn im Fall der Fälle nach, dass Sie die Daten eines bestimmtenden Nutzenden wirklich speichern und verarbeiten dürfen?
Die Unterschrift auf dem Ausweis kann hier meiner Ansicht nach nicht genügen, da dieser verloren gehen kann und nicht in der Bibliothek vorliegt.
Über eine Klarstellung wäre ich Ihnen sehr dankbar.
Ich habe bei unserem Datenschutzbeauftragten nachgefragt und folgende Aussage erhalten:
Wenn Sie Personenbezogene Daten verarbeiten muss der Betroffene dem zustimmen, und das schriftlich, damit Sie für die Datenverarbeitung ein Nachweis haben.
Die Rechtsgrundlage liefert Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG
Indem er das online macht und Sie für die Anmeldung vor Ort eine Identifikation verlangen kommt es einem Schriftlichen Antrag gleich.
Bei uns füllt der Nutzer ein Online-Anmeldeformular Stadtbücherei Starnberg - Leserkonto aus und wir prüfen vor Ort Personalausweis oder ähnliches.
Schöne Grüße
Ilona Obermeier
Bei der Online-Anmeldung reicht die Anerkennung der AGB. Bei Nutzung der bund-ID verzichten wir auch auf den eingescannten Personalausweis. Bei Anmeldung vor Ort gibt es noch die klassischen Anmeldeformulare mit Unterschrift.
Das verstehe ich jetzt nicht so ganz…
Ein Leser, der einen Ausweis verliert, hat den doch nur bekommen, indem er damals die Unterschrift auf diesen gesetzt hat? Dann hat er doch damals die Nutzungsbedingungen akzeptiert, sonst hätte er die Ausleihe doch nie nutzen dürfen.
Dann ist es doch m.E. völlig egal, ob die Karte nun verloren ist?
Gruß in die Runde
Dietmar Kümer
Eine allgemeine Pflicht zur Aufbewahrung des Anmeldeformulars besteht nach meinem Wissen nicht. Allerdings gibt es in vielen Verwaltungen verbindliche Regelungen zur Aufbewahrung von Dokumenten in Verbindung mit Verwaltungsvorgängen - und ein solcher ist ja die Anmeldung einer Nutzerin/eines Nutzers in einer Bibliothek de facto.
Wirklich praktisch relevant wird das Anmeldeformular - mit und ohne Datenschutz - erst im Streitfall (so man es denn als Bibliothek so weit kommen lassen möchte - oder muss). Denn nur mit dem unterschriebenen Formular kann die Bibliothek in diesem Fall beweisen (und das muss sie ja dann), dass
Ungeachtet einer Aufbewahrungspflicht oder internen Regelung scheint mir eine Bibliothek grundsätzlich gut beraten, die Anmeldekarten/-formulare so lang physisch aufzubewahren, wie eine „Geschäftsbeziehung“ zwischen Bibliothek und Benutzer/in besteht. Erst wenn die Person die Anmeldung/Einverständniserklärung aktiv zurückzieht und alle offenen Vorgänge (Mahnung und dergl.) abgeschlossen sind, kann die Anmeldung vernichtet werden.
Es besteht m. W. allerdings andererseits eine Verpflichtung und wenn ich meine auf der Grundlage der DSGVO, die Daten (und damit auch die Anmeldung) explizit zu löschen. Nämlich dann, wenn die Nutzung der Bibliothek auf einer Jahresgebühr basiert und diese eine bestimmte Zeit - ich meine, es wären 12 Monate - nicht mehr bezahlt wurden. Dann erlischt gemäß DSGVO die Grundlage für die Speicherung der Daten. Aber das müßte man noch einmal genau prüfen.
Das klingt jetzt alles ziemlich bürokratisch und unschön, aber genau das ist es ja leider auch …
Das ist zwar richtig, hilft einem im Streitfall vor Gericht überhaupt nicht weiter. Denn da muss man, so meine leidvolle Erfahrung, leider beweisen, dass die Unterschrift tatsächlich geleistet wurde. Anwälte könnten sonst auf die Idee kommen, zu behaupten, die Bibliothek hätte das Leserkonto ohne Zustimmung angelegt und die Ausleihen von sich aus getätigt - das ist leider kein Witz.
Insofern halte ich eine Unterschrift zur Anerkennung der Benutzungsordnung, die nur auf dem Ausweis steht, den nur die Nutzerin/der Nutzer hat, für keine gute Idee.
Traurig genug, wir machen das seit bestimmt schon weit über einem Jahrzehnt nur noch mit dem Ausweis. Bislang gab’s da noch kein Problem - wir sind aber auch nur Kleinstadt…
Noch ein kleiner Hinweis aus der juristischen Ecke. Bei der Anmeldung in einer ÖB/WB werden auch persönliche Informationen (Name, Alter, Adresse usw.) abgefragt und gespeichert. Dazu ist gesetzlich (Art. 6 DSGVO) die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person nötig. Das geschieht in der Regel durch Unterschrift. Der/die Bibliotheksbenutzer/in bestätigt mit seiner Unterschrift die gesetzlich erforderliche Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten.Nach Art. 7 DSGVO muß die datenverarbeitende Einrichtung jederzeit nachweisen können, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Das ist nur möglich, wenn die Zustimmung = Unterschrift jederzeit in der Bibliothek verfügbar ist und vorgezeigt werden kann. Unterschrift auf Benutzerausweis kann diese gesetzliche Forderung nicht erfüllen.
Da haben wir sie, die Verpflichtung zur Aufbewahrung der Anmeldung! 
Jetzt stelle ich hier mal Popcorn 
ab.
In Absprache mit unserem Datenschutzbeauftragten habe ich bei Einführung der DSGVO in unserer Software ein Feld angelegt, welches besagt: Einwilligung zur Datenspeicherung erteilt am … [Anmeldedatum]. Die Einwilligung der Kunden kann mündlich erfolgen, dokumentiert werden muss, dass sie erteilt wurde. Wir dokumentieren auch noch, wann. Bei Kinderkarten müssen die Eltern bei der Erlaubnis ein Kreuzchen setzen. Es war mir damals wichtig, den Verwaltungsaufwand DSGVO-konform möglichst gering zu halten. Dokumentationspflicht ist nicht die Pflicht zur Unterschrift durch den Benutzer* oder eine papierene Aufbewahrung.
Wir haben unsere Anmeldungen eingescannt und digital abgespeichert. Weniger Papier, dennoch abgleichbar. Yay!
Inzwischen machen wir die meisten Anmeldungen digital, Papierform ist grundsätzlich aber möglich (wenn Kinder zu Hause von ihren Eltern unterschreiben lassen z. B.).
Das scannen wir einmal im Jahr ab und dann kann der eine Ordner, wo wir die aktuellen Sachen haben, wieder geleert werden.