Liebe Kolleg*innen,
bei uns stellt sich die Frage, wie lange Anmeldeformulare in Papierform archiviert werden müssen. Wir haben die Anmeldeformulare jahrgangsweise in Ordnern abgelegt. Nicht mehr aktive Benutzer*innen wurden im Bibliothekprogramm gelöscht, aber das Anmeldeformular wurde nicht aussortiert.
Müssen die Anmeldeformulare so lange archiviert werden, wie die Benutzerin/ der Benutzer aktiv ist oder können sie nach einer bestimmten Frist vernichtet werden?
Wir haben das einmalig mit der Verwaltung geklärt. Nun werden alle Kunden die 5 Jahre inaktiv waren gelöscht und die Anmeldekarte vernichtet.
Da wir seit ein paar Jahren die Anmeldungen nur noch digital machen wird sich die alte Papierkartei vermutlich dieses Jahr nach der Statistik auflösen.
Leser die in einem 6 Jahr wieder kommen müssen sich erneut anmelden - das hat noch nie zu Problemen geführt.
Kerstin Koob - Stabü HP
Solange die Kund:innen aktiv sind, sollte mMn das Formular auf jeden Fall aufgehoben werden. Schließlich wurde mit der Unterschrift ja auch die Benutzungs- und Gebührenordnung anerkannt. In einem möglichen späteren Streitfall könnte man das ja sonst nicht mehr nachweisen.
Inaktive löschen wir aus dem Bibliothekssystem und entsorgen die Anmeldung ebenfalls nach 5 Jahren. Dazu allerdings ein juristischer Hinweis aus einer Fortbildung: Das sei viel zu lange und nicht mit dem Thema Datenschutz und Zweckbindung vereinbar. Maximal 2 Jahre war die Aussage…
Hallo in die Runde, nur eine kleine Ergänzung dazu: eine Benutzungs- oder Gebühren- oder sonstige Ordnung muss nicht unterschrieben werden, sie gilt auch ohne, dass sie ein/e Nutzende „anerkennt“. Vergleichbar vielleicht mit unserer Straßenverkehrsordnung 
Wir haben gar keine Anmeldeformulare für Erwachsene, sondern übernehmen die Daten vom Personalausweis resp. Reisepass + Meldebescheinigung. Die Anmeldungen für Kinder mit der Erlaubnis ihrer Erziehungsberechtigten bewahren wir auf, bis die Kinder keine Kinder mehr sind. Da wird jährlich aussortiert. Bis jetzt unterschreiben die Erwachsenen auf ihrer Karte, dass sie die Benutzungsordnung anerkennen. Wenn wir RFID einführen mit NFC - Ausweis auf dem Smartphone - müssen wir darüber noch mal nachdenken.